Recruiting und Datenschutz: Wie Sie Bewerberdaten schützen müssen

Das Thema Datenschutz spielt für Unternehmen auch im Recruiting-Prozess eine wichtige Rolle. Hier erfahren Sie, wie Sie mit Bewerbungsunterlagen und persönlichen Daten von Bewerbern rechtssicher umgehen.

Die Unterlagen, die Stellenbewerber beim Unternehmen einreichen, enthalten in der Regel eine Reihe von personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel das Alter, die Adresse, der Lebenslauf oder Zeugnisnoten. Arbeitgeber müssen diese Daten schützen und insbesondere dafür sorgen, dass die Bewerbungsdokumente nicht in die Hände von Personen gelangen, die mit dem Bewerbungsprozess nichts zu tun haben.

Auch im Umgang mit Bewerberdaten sind das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Diese Regelwerke schützen sowohl die Arbeitnehmer im laufenden Arbeitsverhältnis als auch Personen, die ihre Bewerbung bei einem Unternehmen einreichen.

Verarbeitung von Bewerberdaten

Rechtsgrundlage für das Speichern von Bewerberdaten ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unter anderem dann erlaubt, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Wichtig ist, dass Sie Ihren Informationspflichten im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung nachkommen. Sie müssen dem Bewerber im Rahmen einer Datenschutzerklärung Auskunft erteilen über:

• die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)
• den Zweck der Datenverarbeitung (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses)
• die Dauer der Datenspeicherung
• die Kontaktdaten des Arbeitgebers und des Datenschutzbeauftragten
• mögliche weitere Empfänger der Bewerbungsunterlagen (zum Beispiel eine andere Niederlassungen des Unternehmens)

Darüber hinaus müssen Sie den Bewerber aufklären über:

• sein Widerrufsrecht bezüglich seiner Einwilligung zu den Datenschutzhinweisen
• sein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde bei einem Verstoß des Arbeitgebers gegen die Datenschutz-Vorschriften
• die Rechte des Betroffenen gemäß der DSGVO, zum Beispiel sein Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO oder sein Recht auf Datenberichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

Wer darf auf die Bewerberdaten zugreifen?

Arbeitgeber, die Bewerbungsunterlagen erhalten, müssen dafür sorgen, die Zugriffsrechte auf die Bewerberdaten zu beschränken.

Grundsätzlich gilt: Nur diejenigen Personen im Unternehmen, die über die Einstellung entscheiden oder am Auswahlprozess in irgendeiner Form beteiligt sind, sollten Zugriff auf die Bewerbungsdokumente bekommen, zum Beispiel die zuständigen Sachbearbeiter in der Personalabteilung, der Personalchef und die Geschäftsführung. 

Sie sollten die Bewerberdaten niemals in einem allgemein zugänglichen Ordner ablegen.

Weitergabe von Daten: Zustimmung des Bewerbers notwendig. Wenn der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen betriebsintern weiterleiten will, weil sich der Bewerber für eine andere ausgeschriebene Stelle im Unternehmen eignet, muss dafür zuvor die Einwilligung des Bewerbers eingeholt werden.

Fragen im Bewerbungsgespräch: Was ist erlaubt?

Beim Bewerbungsgespräch versucht der Arbeitgeber in der Regel, nähere Informationen über den beruflichen Werdegang, die Qualifikationen und die Persönlichkeit des Bewerbers zu bekommen. 

Doch Vorsicht: Bestimmte Fragen sind im Bewerbungsgespräch nicht erlaubt. Ein Fragerecht besteht nur im Hinblick auf Informationen, die für das Bewerbungsverfahren und die Auswahlentscheidung relevant sind. Der Arbeitgeber darf nur solche Fragen stellen, an denen er ein berechtigtes Interesse hat, weil sie einen Bezug zum Anforderungsprofil der Stelle haben.

Unzulässig sind im Rahmen des Bewerbungsgesprächs Fragen zu folgenden Themen:

• Schwangerschaft. Ausnahme: Wenn die Beschäftigung, zum Beispiel wegen einer schweren körperlichen Arbeit ein Gesundheitsrisiko für die Schwangere darstellen würde.
• Familienplanung
• Vermögensverhältnisse. Ausnahme: Wenn es sich um einen Posten in der Geschäftsführung bzw. um eine Position mit einer Vermögensbetreuungspflicht handelt.
• Religionszugehörigkeit. Ausnahme: Kirchliche bzw. konfessionelle Arbeitgeber dürfen nach der Religionszugehörigkeit fragen.)
• Politische Gesinnung
• Gewerkschaftszugehörigkeit. Ausnahme: Wenn es sich um ein Bewerbungsgespräch bei einer Gewerkschaft handelt.
• Vorstrafen. Ausnahme: Wenn die Vorstrafe für die angebotene Stelle relevant ist. Zum Beispiel dürfen Sie einen Bewerber, der sich auf eine Stelle als Berufskraftfahrer bewirbt, nach möglichen früheren Verkehrsdelikten fragen.
• Gesundheitszustand. Ausnahme: Wenn der Gesundheitszustand für die betreffende Stelle von Bedeutung ist.

Stellt der Arbeitgeber im Bewerbungsgespräch eine unzulässige Frage, ist der Bewerber nicht dazu verpflichtet, diese wahrheitsgemäß zu beantworten.

Wie lange dürfen Sie Bewerberdaten speichern?

Grundsätzlich gilt auch für Bewerberdaten, dass sie nur so lange wie notwendig gespeichert werden dürfen. Danach sind sie zu löschen.

Wenn Sie den Bewerber einstellen, dürfen Sie seine Bewerbungsunterlagen, sofern diese zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, in die Personalakte aufnehmen.

Erteilen Sie dem Bewerber eine Absage, fällt der Zweck für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten weg. Demnach sind Sie dann dazu verpflichtet, die eingereichten Dokumente des Bewerbers zu löschen bzw. eingereichte Papierunterlagen zu vernichten.

Allerdings kann es vorkommen, dass der abgelehnte Bewerber in seiner Nicht-Berücksichtigung eine Ungleichbehandlung sieht und gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Klage erhebt. Um sich im Fall einer Klage entsprechend vorbereiten zu können, dürfen Arbeitgeber die Unterlagen von abgelehnten Bewerbern bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahren. Im Anschluss müssen Sie die Bewerbungsunterlagen endgültig löschen.

Für den Fall, dass der Bewerber in einen sogenannten Bewerberpool aufgenommen wird, dürfen Sie seine Bewerbungsunterlagen ausnahmsweise auch länger aufbewahren. Voraussetzung für die Aufnahme in einen Bewerberpool ist jedoch, dass der Bewerber der Speicherung seiner Daten zu diesem Zweck zustimmt.