Emnet databeskyttelse spiller også en vigtig rolle for virksomheder i rekrutteringsprocessen. Her kan du finde ud af, hvordan du håndterer ansøgningsdokumenter og ansøgernes personlige data på en måde, der er i overensstemmelse med loven.
De dokumenter, som jobansøgere sender til virksomheden, indeholder som regel en række personlige oplysninger, f.eks. alder, adresse, CV eller karakterer. Arbejdsgivere skal beskytte disse data og især sikre, at ansøgningsdokumenterne ikke falder i hænderne på personer, der ikke har noget med ansøgningsprocessen at gøre.
Dette gælder også for håndtering af ansøgerdata. Den føderale lov om databeskyttelse (BDSG) og den Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) skal overholdes. Disse regler beskytter både medarbejdere i et løbende ansættelsesforhold og personer, der sender deres ansøgning til en virksomhed.
Indholdsfortegnelse
Anslået læsetid: 5 Minutter
Behandling af ansøgerdata
Retsgrundlaget for opbevaring af ansøgerdata er § 26 (1) sætning 1 BDSG. I henhold til dette er behandlingen af personoplysninger blandt andet tilladt, hvis dette er nødvendigt for Afgørelse om etablering af et ansættelsesforhold er påkrævet.
Det er vigtigt, at du Pligt til at informere i forbindelse med databehandling. Du skal give ansøgeren følgende Privatlivspolitik Giv oplysninger om:
- retsgrundlaget for databehandlingen (§ 26, stk. 1, sætning 1 BDSG)
- formålet med databehandlingen (beslutning om etablering af et ansættelsesforhold)
- Varigheden af datalagring
- kontaktoplysninger på arbejdsgiveren og den databeskyttelsesansvarlige
- Eventuelle andre modtagere af ansøgningsdokumenterne (f.eks. en anden afdeling af virksomheden)
Derudover skal du informere ansøgeren om
- hans ret til at trække sit samtykke til databeskyttelsesoplysningerne tilbage
- retten til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed i tilfælde af arbejdsgiverens overtrædelse af databeskyttelsesbestemmelserne
- den registreredes rettigheder i henhold til GDPR, f.eks. deres ret til indsigt i henhold til artikel 15 i GDPR eller deres ret til berigtigelse af data i henhold til artikel 16 i GDPR
Hvem er autoriseret til at få adgang til ansøgerens data?
Arbejdsgivere, der modtager ansøgningsdokumenter, skal sikre, at Adgangsrettigheder til ansøgerdata at være begrænset.
I princippet gælder følgende: Kun de personer i virksomheden, der træffer beslutning om rekruttering eller er involveret i udvælgelsesprocessen på nogen måde, bør have adgang til ansøgningsdokumenterne, f.eks. den ansvarlige person i HR-afdelingen, HR-chefen og ledelsen.
Du bør aldrig gemme ansøgerdata i en almindeligt tilgængelig mappe.
Videresendelse af data: Ansøgerens samtykke er påkrævet. Hvis arbejdsgiveren ønsker at videresende ansøgningsdokumenterne internt, fordi ansøgeren er egnet til en anden opslået stilling i virksomheden, skal arbejdsgiveren først indhente ansøgerens samtykke. Samtykke fra ansøgeren opnås.
Spørgsmål i jobsamtalen: Hvad er tilladt?
Under samtalen forsøger arbejdsgiveren som regel at finde ud af mere om ansøgerens faglige baggrund, kvalifikationer og personlighed.
Men vær forsigtig: Visse spørgsmål er ikke tilladt i jobsamtalen. Retten til at stille spørgsmål eksisterer kun med hensyn til oplysninger, der er relevante for ansøgningsprocessen og udvælgelsesbeslutningen. Arbejdsgiveren må kun stille spørgsmål, som de har en legitim interesse i, fordi de er relateret til stillingens kravprofil.
Ikke tilladt er en del af jobsamtalen Spørgsmål om følgende emner:
- Graviditet. Undtagelse: Hvis arbejdet vil udgøre en sundhedsrisiko for den gravide, f.eks. på grund af tungt fysisk arbejde.
- Familieplanlægning
- Økonomiske omstændigheder. Undtagelse: Hvis det er en ledelsesposition eller en position med en forpligtelse til at forvalte aktiver.
- Religiøst tilhørsforhold. Undtagelse: Kirkelige eller konfessionelle arbejdsgivere kan spørge om religiøst tilhørsforhold).
- Politisk overbevisning
- Medlemskab af fagforening. Undtagelse: Hvis det er en jobsamtale med en fagforening.
- Tidligere domme. Undtagelse: Hvis den tidligere dom er relevant for den stilling, der tilbydes. Du kan f.eks. spørge en ansøger til et job som erhvervschauffør om eventuelle tidligere overtrædelser af færdselsloven.
- Helbredstilstand. Undtagelse: Hvis helbredstilstanden er vigtig for den pågældende stilling.
Hvis arbejdsgiveren stiller et uautoriseret spørgsmål under samtalen, er ansøgeren ikke forpligtet til at svare sandfærdigt på det.
Hvor længe må du gemme ansøgerdata?
Som hovedregel må ansøgerdata kun opbevares, så længe det er nødvendigt. Derefter skal de slettes.
Hvis du ansætter ansøgeren, kan du inkludere deres ansøgningsdokumenter i personalemappen, hvis disse er nødvendige for udførelsen af ansættelsesforholdet.
Hvis du afviser ansøgeren, er formålet med behandlingen af personoplysningerne ikke længere gældende.. Du er derfor forpligtet til at slette ansøgerens indsendte dokumenter eller til at destruere indsendte papirdokumenter.
Det kan dog ske, at den afviste ansøger ser en ulige behandling i den manglende anerkendelse og anlægger sag i henhold til den generelle ligebehandlingslov (AGG). For at kunne forberede sig på dette i tilfælde af en klage kan arbejdsgivere op til 6 måneder efter afslutningen af ansøgningsproceduren beholde dem. Derefter skal du slette ansøgningsdokumenterne permanent.
I tilfælde af at ansøgeren placeres i en såkaldt Ansøgerpulje kan du i særlige tilfælde opbevare deres ansøgningsdokumenter i længere tid. Forudsætningen for at indgå i en ansøgerpulje er dog, at ansøgeren giver sit samtykke til, at deres data opbevares til dette formål.
Relaterede emner:
