Rekrutacja i ochrona danych: Jak należy chronić dane kandydatów?

Temat ochrony danych odgrywa również ważną rolę dla firm w procesie rekrutacji. Tutaj dowiesz się, jak postępować z dokumentami aplikacyjnymi i danymi osobowymi kandydatów w sposób zgodny z prawem.

Dokumenty, które osoby ubiegające się o pracę przesyłają do firmy, zazwyczaj zawierają szereg danych osobowych, takich jak wiek, adres, CV lub stopnie. Pracodawcy muszą chronić te dane, a w szczególności upewnić się, że dokumenty aplikacyjne nie wpadną w ręce osób, które nie mają nic wspólnego z procesem aplikacyjnym.

Dotyczy to również przetwarzania danych kandydatów. Federalna ustawa o ochronie danych (BDSG) i Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) muszą być przestrzegane. Przepisy te chronią zarówno pracowników pozostających w stałym stosunku pracy, jak i osoby, które składają wniosek do firmy.

Przetwarzanie danych kandydatów

Podstawą prawną przechowywania danych wnioskodawcy jest § 26 (1) zdanie 1 BDSG. Zgodnie z nim przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone, między innymi, jeśli jest to konieczne do Decyzja o nawiązaniu stosunku pracy jest wymagany.

Ważne jest, aby Obowiązek informowania w związku z przetwarzaniem danych. Wnioskodawca musi otrzymać Polityka prywatności Podaj informacje o:

• podstawa prawna przetwarzania danych (sekcja 26 (1) zdanie 1 BDSG)
• cel przetwarzania danych (decyzja o nawiązaniu stosunku pracy)
• czas przechowywania danych
• dane kontaktowe pracodawcy i inspektora ochrony danych
• Ewentualni inni odbiorcy dokumentów aplikacyjnych (na przykład inny oddział firmy)

Ponadto należy poinformować wnioskodawcę o

• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych
• prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w przypadku naruszenia przez pracodawcę przepisów o ochronie danych osobowych
• prawa osoby, której dane dotyczą, wynikające z RODO, na przykład prawo dostępu zgodnie z art. 15 RODO lub prawo do sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO

Kto jest upoważniony do dostępu do danych wnioskodawcy?

Pracodawcy otrzymujący dokumenty aplikacyjne muszą upewnić się, że Prawa dostępu do danych kandydatów być ograniczone.

Zasadniczo obowiązują następujące zasady: Tylko te osoby w firmie, które decydują o rekrutacji lub są w jakikolwiek sposób zaangażowane w proces selekcji, powinny mieć dostęp do dokumentów aplikacyjnych, na przykład osoba odpowiedzialna w dziale HR, szef działu HR i kierownictwo. 

Nigdy nie należy przechowywać danych kandydatów w ogólnie dostępnym folderze.

Przekazywanie danych: Wymagana jest zgoda kandydata. Jeśli pracodawca chce przekazać dokumenty aplikacyjne wewnętrznie, ponieważ kandydat jest odpowiedni na inne ogłoszone stanowisko w firmie, pracodawca musi najpierw uzyskać zgodę kandydata. Zgoda wnioskodawcy można uzyskać.

Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej: Co jest dozwolone?

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca zazwyczaj stara się dowiedzieć więcej o doświadczeniu zawodowym, kwalifikacjach i osobowości kandydata. 

Ale bądź ostrożny: Niektóre pytania nie są dozwolone podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Prawo do zadawania pytań istnieje tylko w odniesieniu do informacji, które są istotne dla procesu aplikacyjnego i decyzji o wyborze. Pracodawca może zadawać wyłącznie pytania, które leżą w jego uzasadnionym interesie, ponieważ są związane z wymaganiami dotyczącymi danego stanowiska.

Niedopuszczalne są częścią rozmowy kwalifikacyjnej Pytania dotyczące następujących tematów:

• Ciąża. Wyjątek: Jeśli zatrudnienie stanowiłoby zagrożenie dla zdrowia kobiety w ciąży, na przykład z powodu ciężkiej pracy fizycznej.
• Planowanie rodziny
• Okoliczności finansowe. Wyjątek: Jeśli jest to stanowisko kierownicze lub stanowisko z obowiązkiem zarządzania aktywami.
• Przynależność religijna. Wyjątek: Pracodawcy kościelni lub wyznaniowi mogą pytać o przynależność religijną).
• Przekonania polityczne
• Członkostwo w związkach zawodowych. Wyjątek: Jeśli jest to rozmowa kwalifikacyjna ze związkiem zawodowym.
• Wcześniejsze wyroki skazujące. Wyjątek: Jeśli wcześniejsze skazanie jest istotne dla oferowanego stanowiska. Na przykład, możesz zapytać kandydata ubiegającego się o pracę jako zawodowy kierowca o ewentualne wcześniejsze wykroczenia drogowe.
• Stan zdrowia. Wyjątek: Jeśli stan zdrowia jest istotny dla danego stanowiska.

Jeśli pracodawca zada niedozwolone pytanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, kandydat nie jest zobowiązany do udzielenia na nie zgodnej z prawdą odpowiedzi.

Jak długo można przechowywać dane kandydatów?

Zasadniczo dane wnioskodawcy mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne. Następnie muszą zostać usunięte.

Jeśli zatrudniasz kandydata, możesz dołączyć jego dokumenty aplikacyjne do akt osobowych, jeśli są one niezbędne do realizacji stosunku pracy.

W przypadku odrzucenia kandydata cel przetwarzania danych osobowych przestaje mieć zastosowanie. W związku z tym jesteś zobowiązany do usunięcia złożonych dokumentów wnioskodawcy lub zniszczenia złożonych dokumentów papierowych.

Może się jednak zdarzyć, że odrzucony kandydat dostrzeże nierówne traktowanie i złoży pozew zgodnie z ogólną ustawą o równym traktowaniu (AGG). Aby móc odpowiednio przygotować się na wypadek złożenia skargi, pracodawcy mogą do 6 miesięcy od zakończenia procedury składania wniosku zachować je. Następnie należy trwale usunąć dokumenty aplikacyjne.

W przypadku, gdy wnioskodawca zostanie umieszczony w tzw. Pula kandydatów W wyjątkowych przypadkach dokumenty aplikacyjne mogą być przechowywane dłużej. Warunkiem wstępnym włączenia do puli kandydatów jest jednak wyrażenie przez kandydata zgody na przechowywanie jego danych w tym celu.