Rekrytointi ja tietosuoja: Miten hakijatietoja on suojattava?

Tietosuoja on myös tärkeä aihe yrityksille rekrytointiprosessissa. Täältä saat tietoa siitä, miten hakemusasiakirjoja ja hakijoiden henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti.

Työnhakijoiden yritykselle toimittamat asiakirjat sisältävät yleensä erilaisia henkilötietoja, kuten iän, osoitteen, ansioluettelon tai arvosanat. Työnantajien on suojattava näitä tietoja ja erityisesti varmistettava, että hakuasiakirjat eivät joudu sellaisten henkilöiden käsiin, joilla ei ole mitään tekemistä hakuprosessin kanssa.

Tämä koskee myös hakijatietojen käsittelyä. Liittovaltion tietosuojalaki (BDSG) ja Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on noudatettava. Säännökset suojaavat sekä työsuhteessa olevia työntekijöitä että henkilöitä, jotka jättävät hakemuksensa yritykselle.

Hakijan tietojen käsittely

Hakijatietojen tallentamisen oikeusperusta on BDSG:n 26 §:n 1 momentin 1 virke. Sen mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua muun muassa silloin, kun se on tarpeen, jotta Päätös työsuhteen syntymisestä tarvitaan.

On tärkeää, että Tiedottamisvelvollisuus tietojenkäsittelyn yhteydessä. Hakijalle on annettava Tietosuojakäytäntö Antaa tietoa seuraavista asioista:

• tietojenkäsittelyn oikeusperusta (BDSG:n 26 §:n 1 momentin 1 virke).
• tietojenkäsittelyn tarkoitus (työsuhteen perustamista koskeva päätös).
• tietojen säilytysaika
• työnantajan ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
• Hakemusasiakirjojen mahdolliset muut vastaanottajat (esimerkiksi yrityksen toinen sivuliike).

Lisäksi hakijalle on ilmoitettava

• hänen oikeutensa peruuttaa suostumuksensa tietosuojaan liittyviin tietoihin
• oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos työnantaja rikkoo tietosuojasäännöksiä.
• tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet, esimerkiksi tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus saada pääsy tietoihin tai 16 artiklan mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen.

Kenellä on oikeus käyttää hakijan tietoja?

Hakemusasiakirjoja vastaanottavan työnantajan on varmistettava, että Hakijan tietojen käyttöoikeudet rajoittaa.

Periaatteessa sovelletaan seuraavaa: Hakemusasiakirjat on annettava yrityksen sisällä vain niiden henkilöiden käyttöön, jotka päättävät rekrytoinnista tai osallistuvat valintaprosessiin jollakin tavalla, esimerkiksi henkilöstöosaston vastuuhenkilön, henkilöstöpäällikön ja johdon. 

Hakijatietoja ei saa koskaan tallentaa yleisesti saatavilla olevaan kansioon.

Tietojen välittäminen: Hakijan suostumus vaaditaan. Jos työnantaja haluaa toimittaa hakuasiakirjat eteenpäin sisäisesti, koska hakija soveltuu yrityksen johonkin muuhun ilmoitettuun tehtävään, työnantajan on ensin saatava hakijan suostumus. Hakijan suostumus saadaan.

Työhaastattelun kysymykset: Mikä on sallittua?

Haastattelun aikana työnantaja pyrkii yleensä selvittämään hakijan ammatillista taustaa, pätevyyttä ja persoonallisuutta. 

Mutta ole varovainen: Tietyt kysymykset eivät ole sallittuja työhaastattelussa. Oikeus esittää kysymyksiä koskee vain sellaisia tietoja, jotka ovat olennaisia hakuprosessin ja valintapäätöksen kannalta. Työnantaja voi esittää vain sellaisia kysymyksiä, joihin hänellä on oikeutettu etu, koska ne liittyvät tehtävän vaatimusprofiiliin.

Kielletty ovat osa työhaastattelua Kysymykset seuraavista aiheista:

• Raskaus. Poikkeus: Jos työ aiheuttaisi raskaana olevalle naiselle terveysriskin, esimerkiksi raskaan fyysisen työn vuoksi.
• Perhesuunnittelu
• Taloudelliset olosuhteet. Poikkeus: Jos kyseessä on johtotehtävä tai tehtävä, johon liittyy omaisuudenhoitovelvoite.
• Uskontokunta. Poikkeus: kirkko- tai uskontokuntatyönantajat voivat kysyä uskontokuntaan kuulumista).
• Poliittiset vakaumukset
• Ammattiliiton jäsenyys. Poikkeus: Jos kyseessä on ammattiliiton työhaastattelu.
• Aiemmat tuomiot. Poikkeus: Jos aiempi tuomio liittyy tarjottuun tehtävään. Voit esimerkiksi kysyä ammattikuljettajan työtä hakevalta hakijalta mahdollisista aiemmista liikennerikoksista.
• Terveydentila. Poikkeus: Jos terveydentila on tärkeä kyseisen viran kannalta.

Jos työnantaja esittää haastattelun aikana luvattoman kysymyksen, hakijan ei tarvitse vastata siihen totuudenmukaisesti.

Kuinka kauan hakijan tietoja saa säilyttää?

Hakijatietoja voidaan säilyttää pääsääntöisesti vain niin kauan kuin se on tarpeen. Sen jälkeen ne on poistettava.

Jos otat hakijan palvelukseen, voit sisällyttää hakijan hakemusasiakirjat henkilöstötiedostoon, jos ne ovat välttämättömiä työsuhteen hoitamiseksi.

Jos hylkäät hakijan, henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta ei enää sovelleta.. Näin ollen sinun on poistettava hakijan toimittamat asiakirjat tai tuhottava toimitetut paperiasiakirjat.

Voi kuitenkin käydä niin, että hylätty hakija katsoo, että häntä ei ole kohdeltu eriarvoisesti, ja nostaa kanteen yleisen tasa-arvolain (AGG) mukaisesti. Voidakseen valmistautua asianmukaisesti valitustapauksessa työnantajat voivat enintään 6 kuukautta hakumenettelyn päättymisestä. säilyttää ne. Tämän jälkeen hakemusasiakirjat on poistettava lopullisesti.

Jos hakija sijoitetaan ns. Hakijajoukko voitte poikkeustapauksissa säilyttää hakemusasiakirjoja pidempään. Edellytyksenä hakijapooliin sisällyttämiselle on kuitenkin se, että hakija antaa suostumuksensa tietojensa säilyttämiseen tätä tarkoitusta varten.