Het onderwerp gegevensbescherming speelt ook een belangrijke rol voor bedrijven in het wervingsproces. Hier leest u hoe u sollicitatiedocumenten en persoonlijke gegevens van sollicitanten op een wettelijk correcte manier kunt behandelen.
De documenten die sollicitanten bij het bedrijf indienen, bevatten meestal een reeks persoonlijke gegevens, zoals leeftijd, adres, cv of cijfers. Werkgevers moeten deze gegevens beschermen en er vooral voor zorgen dat de sollicitatiedocumenten niet in handen vallen van mensen die niets met de sollicitatieprocedure te maken hebben.
Dit geldt ook voor de behandeling van gegevens van sollicitanten. Federale wet bescherming persoonsgegevens (BDSG) en de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) moeten worden nageleefd. Deze regels beschermen zowel werknemers in een lopende arbeidsrelatie als personen die solliciteren bij een bedrijf.
Inhoudsopgave
Geschatte leestijd: 5 minuten
Verwerking van gegevens van sollicitanten
De rechtsgrondslag voor het opslaan van de gegevens van de aanvrager is artikel 26 (1) zin 1 BDSG. Volgens dit artikel is de verwerking van persoonlijke gegevens onder andere toegestaan als dit noodzakelijk is voor de Beslissing over de vaststelling van een arbeidsverhouding is vereist.
Het is belangrijk dat je Informatieplicht in verband met gegevensverwerking. U moet de aanvrager voorzien van Gegevensbescherming Geef informatie over:
- de rechtsgrondslag van de gegevensverwerking (§ 26 (1) zin 1 BDSG)
- het doel van de gegevensverwerking (beslissing over het aangaan van een arbeidsrelatie)
- de duur van de gegevensopslag
- de contactgegevens van de werkgever en de functionaris voor gegevensbescherming
- Mogelijke andere ontvangers van de aanvraagdocumenten (bijvoorbeeld een ander filiaal van het bedrijf)
Daarnaast moet u de aanvrager informeren over
- zijn recht om zijn toestemming voor de gegevensbeschermingsinformatie in te trekken
- het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in geval van schending van de regels inzake gegevensbescherming door de werkgever
- de rechten van de betrokkene onder de GDPR, bijvoorbeeld het recht op toegang onder art. 15 GDPR of het recht op rectificatie van gegevens onder art. 16 GDPR
Wie heeft toegang tot de gegevens van de aanvrager?
Werkgevers die sollicitatiedocumenten ontvangen, moeten ervoor zorgen dat de Toegangsrechten tot de gegevens van de aanvrager te beperken.
In principe geldt het volgende: Alleen de mensen in het bedrijf die beslissen over de werving of op een of andere manier betrokken zijn bij het selectieproces mogen toegang hebben tot de sollicitatiedocumenten, bijvoorbeeld de verantwoordelijke persoon op de HR-afdeling, het hoofd HR en het management.
Bewaar gegevens van sollicitanten nooit in een algemeen toegankelijke map.
Doorgeven van gegevens: De toestemming van de sollicitant is vereist. Als de werkgever de sollicitatiedocumenten intern wil doorsturen omdat de sollicitant geschikt is voor een andere geadverteerde functie in het bedrijf, moet de werkgever eerst toestemming krijgen van de sollicitant. Toestemming van de aanvrager worden verkregen.
Vragen in het sollicitatiegesprek: Wat is toegestaan?
Tijdens het sollicitatiegesprek probeert de werkgever meestal meer te weten te komen over de professionele achtergrond, de kwalificaties en de persoonlijkheid van de sollicitant.
Maar wees voorzichtig: Bepaalde vragen zijn niet toegestaan tijdens het sollicitatiegesprek. Het recht om vragen te stellen bestaat alleen met betrekking tot informatie die relevant is voor de sollicitatieprocedure en de selectiebeslissing. De werkgever mag alleen vragen stellen waarbij hij een legitiem belang heeft omdat ze verband houden met het eisenprofiel van de functie.
Ontoelaatbaar maken deel uit van het sollicitatiegesprek Vragen over de volgende onderwerpen:
- Zwangerschap. Uitzondering: Als het werk een gezondheidsrisico zou vormen voor de zwangere vrouw, bijvoorbeeld door zwaar lichamelijk werk.
- Gezinsplanning
- Financiële omstandigheden. Uitzondering: als het een managementpositie of een positie met een vermogensbeheerverplichting is.
- Religieuze gezindheid. Uitzondering: Kerkelijke of confessionele werkgevers mogen vragen naar religieuze gezindheid).
- Politieke overtuigingen
- Lidmaatschap van een vakbond. Uitzondering: als het gaat om een sollicitatiegesprek met een vakbond.
- Eerdere veroordelingen. Uitzondering: als de eerdere veroordeling relevant is voor de aangeboden functie. Je kunt bijvoorbeeld een sollicitant naar een baan als beroepschauffeur vragen naar eventuele eerdere verkeersovertredingen.
- Gezondheidstoestand. Uitzondering: als de gezondheidstoestand belangrijk is voor de functie in kwestie.
Als de werkgever tijdens het sollicitatiegesprek een ongeoorloofde vraag stelt, is de sollicitant niet verplicht deze naar waarheid te beantwoorden.
Hoe lang mag u de gegevens van sollicitanten bewaren?
Als algemene regel geldt dat gegevens van sollicitanten alleen mogen worden opgeslagen zolang dat nodig is. Daarna moeten ze worden verwijderd.
Als u de sollicitant in dienst neemt, mag u de sollicitatiedocumenten in het personeelsdossier opnemen als deze nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsrelatie.
Als u de sollicitant afwijst, is het doel voor de verwerking van de persoonsgegevens niet langer van toepassing. Dienovereenkomstig bent u dan verplicht om de ingediende documenten van de aanvrager te verwijderen of ingediende papieren documenten te vernietigen.
Het kan echter gebeuren dat de afgewezen sollicitant een ongelijke behandeling ziet in de niet-erkenning en een rechtszaak aanspant volgens de Algemene Wet Gelijke Behandeling (AGG). Om zich goed te kunnen voorbereiden in het geval van een klacht, kunnen werkgevers tot 6 maanden na afronding van de aanvraagprocedure ze bewaren. Daarna moet u de sollicitatiedocumenten definitief verwijderen.
Als de aanvrager in een zogenaamde Kandidatenpool kunt u in uitzonderlijke gevallen hun sollicitatiedocumenten langer bewaren. Voorwaarde voor opname in een kandidatenpool is echter dat de sollicitant toestemming geeft voor het opslaan van zijn gegevens voor dit doel.
Verwante onderwerpen:
