Nábor a ochrana údajů: Jak je třeba chránit údaje uchazečů o zaměstnání

Téma ochrany osobních údajů hraje důležitou roli i pro společnosti v procesu náboru. Zde se dozvíte, jak nakládat s dokumenty k žádosti a osobními údaji uchazečů v souladu s právními předpisy.

Dokumenty, které uchazeči o zaměstnání předkládají společnosti, obvykle obsahují řadu osobních údajů, jako je věk, adresa, životopis nebo hodnocení. Zaměstnavatelé musí tyto údaje chránit a zejména zajistit, aby se podklady k žádosti o zaměstnání nedostaly do rukou osob, které s procesem žádosti nemají nic společného.

To platí i pro nakládání s údaji žadatelů. Spolkový zákon o ochraně osobních údajů (BDSG) a Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) musí být dodrženy. Tyto předpisy chrání jak zaměstnance v trvajícím pracovním poměru, tak osoby, které podávají žádost o zaměstnání v podniku.

Zpracování údajů žadatele

Právním základem pro ukládání údajů žadatele je § 26 odst. 1 věta 1 BDSG. Podle něj je zpracování osobních údajů přípustné mimo jiné tehdy, pokud je to nezbytné pro účely Rozhodnutí o vzniku pracovního poměru je vyžadováno.

Je důležité, abyste Povinnost informovat v souvislosti se zpracováním údajů. Žadateli musíte poskytnout Zásady ochrany osobních údajů Poskytněte informace o:

• právní základ zpracování údajů (§ 26 odst. 1 věta 1 BDSG).
• účel zpracování údajů (rozhodnutí o vzniku pracovního poměru).
• doba uložení dat
• kontaktní údaje zaměstnavatele a pověřence pro ochranu osobních údajů.
• případní další příjemci dokumentů žádosti (například jiná pobočka společnosti).

Kromě toho musíte žadatele informovat o

• jeho právo odvolat svůj souhlas s informacemi o ochraně údajů.
• právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu v případě porušení předpisů o ochraně osobních údajů ze strany zaměstnavatele.
• práva subjektu údajů podle GDPR, například právo na přístup podle čl. 15 GDPR nebo právo na opravu údajů podle čl. 16 GDPR.

Kdo je oprávněn přistupovat k údajům žadatele?

Zaměstnavatelé, kteří obdrží doklady k žádosti, musí zajistit, že Přístupová práva k údajům žadatele omezit.

V zásadě platí následující: Přístup k dokumentům žádosti by měly mít pouze ty osoby ve společnosti, které rozhodují o náboru nebo se nějakým způsobem podílejí na výběrovém řízení, například odpovědná osoba v personálním oddělení, vedoucí personálního oddělení a vedení. 

Nikdy byste neměli ukládat data žadatele do všeobecně přístupné složky.

Předávání dat: Je nutný souhlas žadatele. Pokud si zaměstnavatel přeje předat dokumenty k žádosti interně, protože žadatel je vhodný pro jinou inzerovanou pozici ve společnosti, musí nejprve získat souhlas žadatele. Souhlas žadatele získat.

Otázky při pracovním pohovoru: Co je povoleno?

Během pohovoru se zaměstnavatel obvykle snaží zjistit více o profesní minulosti, kvalifikaci a osobnosti uchazeče. 

Buďte však opatrní: Některé otázky nejsou při pracovním pohovoru povoleny. Právo klást otázky existuje pouze v souvislosti s informacemi, které jsou relevantní pro výběrové řízení a rozhodnutí o výběru. Zaměstnavatel může klást pouze otázky, na kterých má oprávněný zájem, protože souvisejí s profilem požadavků na danou pozici.

Nepřípustné jsou součástí pracovního pohovoru Otázky k následujícím tématům:

• Těhotenství. Výjimka: Pokud by zaměstnání představovalo pro těhotnou ženu zdravotní riziko, například v důsledku těžké fyzické práce.
• Plánování rodiny
• Finanční situace. Výjimka: Pokud se jedná o vedoucí pozici nebo pozici se závazkem správy majetku.
• Náboženská příslušnost. Výjimka: Zaměstnavatelé, kteří jsou církve nebo denominace, se mohou ptát na náboženskou příslušnost).
• Politické přesvědčení
• Členství v odborech. Výjimka: Pokud se jedná o pracovní pohovor s odborovou organizací.
• Předchozí odsouzení. Výjimka: Pokud je předchozí odsouzení relevantní pro nabízenou pozici. Uchazeče, který se uchází o práci profesionálního řidiče, se například můžete zeptat na případné předchozí dopravní přestupky.
• Zdravotní stav. Výjimka: Pokud je zdravotní stav pro danou pozici důležitý.

Pokud zaměstnavatel během pohovoru položí nepovolenou otázku, není žadatel povinen na ni pravdivě odpovědět.

Jak dlouho můžete údaje žadatele uchovávat?

Obecně platí, že údaje žadatele mohou být uchovávány pouze po nezbytně nutnou dobu. Poté musí být vymazány.

Pokud uchazeče zaměstnáte, můžete jeho doklady k žádosti zařadit do osobního spisu, pokud jsou nezbytné pro výkon pracovního poměru.

Pokud žadatele odmítnete, účel zpracování osobních údajů již neplatí.. V souladu s tím jste pak povinni vymazat předložené dokumenty žadatele nebo zničit předložené papírové dokumenty.

Může se však stát, že odmítnutý žadatel spatřuje v neuznání žádosti nerovné zacházení a podá žalobu podle obecného zákona o rovném zacházení (AGG). Aby se zaměstnavatelé mohli na případnou stížnost náležitě připravit, mohou do 6 měsíců po ukončení řízení o žádosti. udržet je. Poté musíte dokumenty žádosti trvale odstranit.

V případě, že je žadatel umístěn do tzv. Zásobník žadatelů ve výjimečných případech si můžete dokumenty k žádosti ponechat déle. Předpokladem pro zařazení do skupiny žadatelů je však souhlas žadatele s uchováváním jeho údajů pro tento účel.