Nábor a ochrana údajov: Ako musíte chrániť údaje uchádzačov

Téma ochrany údajov zohráva pre spoločnosti dôležitú úlohu aj v procese náboru. Tu sa dozviete, ako zaobchádzať s dokumentmi žiadosti a osobnými údajmi uchádzačov v súlade s právnymi predpismi.

Dokumenty, ktoré uchádzači o zamestnanie predkladajú spoločnosti, zvyčajne obsahujú celý rad osobných údajov, napríklad vek, adresu, životopis alebo známky. Zamestnávatelia musia tieto údaje chrániť a najmä zabezpečiť, aby sa dokumenty žiadosti o zamestnanie nedostali do rúk osôb, ktoré s procesom podávania žiadosti nemajú nič spoločné.

To platí aj pre spracovanie údajov žiadateľov. Spolkový zákon o ochrane údajov (BDSG) a Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) je potrebné dodržiavať. Tieto predpisy chránia tak zamestnancov v trvalom pracovnom pomere, ako aj osoby, ktoré sa prihlásia do spoločnosti.

Spracovanie údajov žiadateľa

Právnym základom na uchovávanie údajov žiadateľa je § 26 ods. 1 veta 1 BDSG. Podľa neho je spracúvanie osobných údajov povolené okrem iného vtedy, ak je to potrebné na Rozhodnutie o vzniku pracovného pomeru je potrebný.

Je dôležité, aby ste Povinnosť informovať v súvislosti so spracovaním údajov. Žiadateľovi musíte poskytnúť Zásady ochrany osobných údajov Poskytnite informácie o:

• právny základ spracovania údajov (§ 26 ods. 1 veta 1 BDSG)
• účel spracovania údajov (rozhodnutie o vzniku pracovného pomeru)
• trvanie uchovávania údajov
• kontaktné údaje zamestnávateľa a úradníka pre ochranu údajov
• prípadní ďalší príjemcovia dokumentov žiadosti (napríklad iná pobočka spoločnosti)

Okrem toho musíte žiadateľa informovať o

• jeho právo odvolať svoj súhlas s informáciami o ochrane údajov.
• právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu v prípade porušenia predpisov o ochrane údajov zo strany zamestnávateľa
• práva dotknutej osoby podľa GDPR, napríklad právo na prístup podľa článku 15 GDPR alebo právo na opravu údajov podľa článku 16 GDPR

Kto je oprávnený na prístup k údajom žiadateľa?

Zamestnávatelia, ktorí dostávajú dokumenty žiadosti, musia zabezpečiť, aby Prístupové práva k údajom žiadateľa byť obmedzené.

V zásade platí nasledovné: Prístup k dokumentom žiadosti by mali mať len tie osoby v spoločnosti, ktoré rozhodujú o nábore alebo sa nejakým spôsobom podieľajú na výberovom procese, napríklad zodpovedná osoba v personálnom oddelení, vedúci personálneho oddelenia a manažment. 

Údaje žiadateľa by ste nikdy nemali ukladať do všeobecne prístupného priečinka.

Preposielanie údajov: Vyžaduje sa súhlas žiadateľa. Ak chce zamestnávateľ postúpiť dokumenty žiadosti interne, pretože žiadateľ je vhodný na inú inzerovanú pozíciu v spoločnosti, musí najprv získať súhlas žiadateľa. Súhlas žiadateľa získať.

Otázky na pracovnom pohovore: Čo je povolené?

Počas pohovoru sa zamestnávateľ zvyčajne snaží zistiť viac o odbornej minulosti, kvalifikácii a osobnosti uchádzača. 

Ale buďte opatrní: Niektoré otázky nie sú na pracovnom pohovore povolené. Právo klásť otázky sa vzťahuje len na informácie, ktoré sú relevantné pre proces podávania žiadosti a rozhodnutie o výbere. Zamestnávateľ môže klásť len také otázky, na ktorých má oprávnený záujem, pretože súvisia s požiadavkami na pracovné miesto.

Neprípustné sú súčasťou pracovného pohovoru Otázky na tieto témy:

• Tehotenstvo. Výnimka: Ak by zamestnanie predstavovalo pre tehotnú ženu zdravotné riziko, napríklad v dôsledku ťažkej fyzickej práce.
• Plánovanie rodiny
• Finančná situácia. Výnimka: Ak ide o riadiacu pozíciu alebo pozíciu so záväzkom správy majetku.
• Náboženská príslušnosť. Výnimka: Zamestnávatelia z radov cirkví alebo denominácií sa môžu pýtať na náboženskú príslušnosť).
• Politické presvedčenie
• Členstvo v odboroch. Výnimka: Ak ide o pracovný pohovor s odborovou organizáciou.
• Predchádzajúce odsúdenia. Výnimka: Ak je predchádzajúce odsúdenie relevantné pre ponúkanú pozíciu. Napríklad uchádzača, ktorý sa uchádza o prácu profesionálneho vodiča, sa môžete opýtať na prípadné predchádzajúce dopravné priestupky.
• Zdravotný stav. Výnimka: Ak je zdravotný stav dôležitý pre danú pozíciu.

Ak zamestnávateľ počas pohovoru položí neoprávnenú otázku, uchádzač nie je povinný na ňu pravdivo odpovedať.

Ako dlho môžete uchovávať údaje žiadateľa?

Všeobecne platí, že údaje žiadateľa sa môžu uchovávať len tak dlho, ako je to nevyhnutné. Potom sa musia vymazať.

Ak uchádzača zamestnávate, môžete jeho doklady k žiadosti zaradiť do osobného spisu, ak sú potrebné na výkon pracovnoprávneho vzťahu.

Ak žiadateľa odmietnete, účel spracovania osobných údajov sa už neuplatňuje.. V súlade s tým ste potom povinný vymazať predložené dokumenty žiadateľa alebo zničiť predložené papierové dokumenty.

Môže sa však stať, že odmietnutý žiadateľ vidí v neuznaní nerovnaké zaobchádzanie a podá žalobu v súlade so všeobecným zákonom o rovnakom zaobchádzaní (AGG). Aby sa zamestnávatelia mohli v prípade podania žaloby primerane pripraviť, môžu do 6 mesiacov od ukončenia konania o žiadosti ich zachovať. Potom musíte dokumenty žiadosti natrvalo vymazať.

V prípade, že je žiadateľ zaradený do tzv. Súbor žiadateľov vo výnimočných prípadoch si môžete dokumenty k žiadosti ponechať dlhšie. Predpokladom zaradenia do skupiny žiadateľov je však súhlas žiadateľa s uchovávaním jeho údajov na tento účel.