Gemäß dem Nachweisgesetz müssen in Deutschland ansässige Unternehmen die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags schriftlich dokumentieren und dem Mitarbeiter aushändigen. Welche Angaben sind verpflichtend und in welcher Form ist der Nachweis zu führen?
Das in Deutschland geltende Nachweisgesetz schreibt vor, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen muss.
Durch die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen soll Transparenz hergestellt werden. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollen einen Überblick über die Vertragsbedingungen und ihre vertraglichen Rechte und Pflichten bekommen.
Pflichtangaben gemäß Nachweisgesetz
Folgende Angaben sind gemäß Nachweisgesetz für alle Unternehmen verpflichtend:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns
- bei einem befristeten Arbeitsvertrag: das Enddatum oder die geplante Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitsort (oder ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Arbeitsorten eingesetzt wird)
- eine (kurze) Tätigkeitsbeschreibung
- Höhe des Arbeitsentgelts und aus welchen Bestandteilen es sich zusammensetzt
- Fälligkeit des Entgelts und Art der Auszahlung
- vereinbarte Arbeitszeit
- Dauer der Probezeit (sofern vereinbart)
- vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten
- bei Schichtarbeit: das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
- Anzahl der Urlaubstage
- das Verfahren bei einer Kündigung; mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
- Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind
Weitere Nachweispflichten:
Falls der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung zusagt, muss der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers angegeben werden (wenn nicht schon der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist). Ein eventuell bestehender Anspruch auf eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung ist ebenfalls schriftlich zu dokumentieren. Kirchliche Arbeitgeber müssen auf die Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen hinweisen, welche die Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen. Spezielle Nachweispflichten gelten gemäß Nachweisgesetz für den Fall, dass Arbeit auf Abruf geleistet wird.
Tipp: Wesentliche Vertragsbedingungen im Arbeitsvertrag regeln
Zu empfehlen ist, einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer abzuschließen und die wesentlichen Vertragsbedingungen dort zu benennen. Jedoch genügt auch eine vom Arbeitgeber ausgestellte Niederschrift, in der die wesentlichen Vertragsbedingungen aufgelistet sind. Wichtig ist, dass es sich um ein schriftliches Dokument handelt.
Zu beachten ist: Im Fall einer Nichtbeachtung der gesetzlichen Nachweispflichten kann gegen das Unternehmen ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängt werden.
Form und Fristen
Nach aktueller Rechtslage muss der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform erfolgen. Das heißt: Das Dokument muss ausgedruckt und dem Arbeitnehmer in Papierform ausgehändigt werden.
Diesbezüglich bahnt sich jedoch eine Gesetzesänderung an. Das von der deutschen Bundesregierung beschlossene Bürokratieentlastungsgesetz IV sieht unter anderem vor, dass die Pflicht zum Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen künftig auch dadurch erfüllt wird, dass dem Arbeitnehmer das Dokument mit den geforderten Angaben in einem ausdruckbaren Format per E-Mail zugeschickt wird. Die digitale Übermittlung soll demnach in Zukunft ausreichend sein. In den Fällen, in denen der Arbeitnehmer ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis in Papierform verlangt, muss der Arbeitgeber aber weiterhin ein entsprechendes Papier-Dokument vorlegen.
Hinweis: Noch ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV nicht in Kraft getreten. Somit gilt (vorerst) weiterhin die Schriftformpflicht.
Im Nachweisgesetz sind verschiedene Zeitpunkte genannt, bis wann die wesentlichen Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer schriftlich auszuhändigen sind. Rechtssicher gehen Arbeitgeber in jedem Fall dann vor, wenn sie dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens am ersten Arbeitstag aushändigen.
Das Nachweisgesetz wurde im Jahr 2022 reformiert. Dabei wurde die Liste der zu dokumentierenden wesentlichen Vertragsbedingungen erweitert.
Bei Arbeitsverhältnissen, die zum 1. August 2022 oder später begonnen haben, müssen alle aktuell erforderlichen Pflichtangaben gemäß Nachweisgesetz schriftlich dokumentiert werden.
Bei Arbeitsverhältnissen, vor dem 1. August 2022 begonnen haben und die „neuen“ Pflichtangaben nicht beinhalten, muss der Nachweis angepasst werden, falls der Arbeitnehmer dies wünscht.