Zgodnie z niemiecką ustawą o dokumentacji zatrudnienia, firmy z siedzibą w Niemczech muszą udokumentować istotne warunki umowy o pracę na piśmie i przekazać je pracownikowi. Jakie informacje są obowiązkowe i w jakiej formie należy przedstawić dowód?
Niemiecka ustawa o dowodach zatrudnienia stanowi, że pracodawca musi Istotne postanowienia umowne stosunku pracy w formie pisemnej, transkrypcja znak i Przekazywanie pracowników musi.
Przejrzystość powinna być tworzona poprzez dokumentowanie kluczowych warunków umownych. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni mieć wgląd w warunki umowy oraz swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy.
Informacje obowiązkowe zgodnie z ustawą o weryfikacji
Poniższe informacje są obowiązkowe dla wszystkich firm zgodnie z ustawą o weryfikacji:
- Nazwa i adres umawiających się stron
- Data rozpoczęcia zatrudnienia
- w przypadku umowy o pracę na czas określony: data zakończenia lub planowany czas trwania stosunku pracy
- Miejsce pracy (lub wskazanie, że pracownik jest rozmieszczony w różnych miejscach pracy)
- (krótki) opis stanowiska
- Wysokość wynagrodzenia i jego składniki
- Termin płatności i metoda płatności
- Uzgodniony czas pracy
- Czas trwania okresu próbnego (jeśli uzgodniono)
- Uzgodnione przerwy na odpoczynek i okresy odpoczynku
- w przypadku pracy zmianowej: system zmianowy, rytm zmianowy i wymogi dotyczące zmian zmianowych
- Liczba dni urlopowych
- procedura w przypadku zwolnienia; co najmniej wymóg formy pisemnej, okresy wypowiedzenia i termin na złożenie pozwu o niesprawiedliwe zwolnienie
- Odniesienie do układów zbiorowych, umów o pracę lub umów o świadczenie usług mających zastosowanie do stosunku pracy
Dalsze obowiązki w zakresie dostarczania dowodów:
Jeśli pracodawca obiecuje pracownikowi firmowy program emerytalny, należy podać nazwę i adres dostawcy usług emerytalnych (jeśli dostawca usług emerytalnych nie jest już zobowiązany do podania tych informacji). Wszelkie uprawnienia do dalszego szkolenia zapewniane przez pracodawcę również muszą być udokumentowane na piśmie. Pracodawcy kościelni muszą zapoznać się z regulaminem komisji ds. równej reprezentacji, który określa warunki pracy w obszarze pracodawców kościelnych. Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji mają zastosowanie zgodnie z ustawą o dokumentacji w przypadku, gdy praca jest wykonywana na wezwanie.
Wskazówka: uregulowanie istotnych warunków umownych w umowie o pracę
Zaleca się używanie pisemna umowa o pracę z pracownikiem i określić w nim istotne warunki umowy. Wystarczający jest jednak również pisemny dokument wydany przez pracodawcę, w którym wymienione są istotne warunki umowy. Ważne jest, aby był to dokument pisemny.
Uwaga: W przypadku nieprzestrzegania prawnego obowiązku dostarczenia dowodów, firma może zostać ukarana grzywną w wysokości do 2000 euro.
Formularz i terminy
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, dowód spełnienia istotnych warunków umownych musi zostać przedstawiony w Forma pisemna należy sporządzić. Oznacza to, że dokument musi zostać wydrukowany i przekazany pracownikowi w formie papierowej.
Prawo w tym zakresie ma się jednak zmienić. Uchwalona przez niemiecki rząd ustawa Bureaucracy Relief Act IV przewiduje między innymi, że obowiązek udokumentowania istotnych warunków umowy będzie w przyszłości spełniony również poprzez przesłanie pracownikowi dokumentu zawierającego wymagane informacje pocztą elektroniczną w formacie nadającym się do druku. W przyszłości wystarczająca będzie zatem transmisja cyfrowa. Jednakże w przypadkach, w których pracownik wyraźnie zażąda pisemnego dowodu w formie papierowej, pracodawca musi nadal przedkładać odpowiedni dokument papierowy.
Uwaga: Ustawa Bureaucracy Relief Act IV nie weszła jeszcze w życie. Oznacza to, że wymóg formy pisemnej nadal ma zastosowanie (na razie).
Ustawa o dowodach określa różne terminy, w których istotne warunki umowy muszą zostać przekazane pracownikowi na piśmie. W każdym przypadku pracodawca postępuje zgodnie z prawem, jeśli przekaże pracownikowi istotne warunki umowy najpóźniej w pierwszym dniu roboczym.
Ustawa o dowodach została zreformowana w 2022 roku. Rozszerzono listę istotnych warunków umownych, które należy udokumentować.
W przypadku stosunków pracy, które rozpoczęły się 1 sierpnia 2022 r. lub później, wszystkie obecnie wymagane obowiązkowe informacje muszą być udokumentowane na piśmie zgodnie z ustawą o weryfikacji.
W przypadku stosunków pracy, które rozpoczęły się przed 1 sierpnia 2022 r. i nie zawierają "nowych" obowiązkowych informacji, dowód musi zostać dostosowany, jeśli pracownik sobie tego życzy.