I henhold til den tyske loven om arbeidsdokumentasjon må bedrifter i Tyskland dokumentere de viktigste vilkårene i en arbeidsavtale skriftlig og overlevere den til den ansatte. Hvilke opplysninger er obligatoriske, og i hvilken form må beviset leveres?
Den tyske loven om ansettelsesbevis fastsetter at arbeidsgiveren må vesentlige kontraktsvilkår av ansettelsesforholdet skriftlig, transkripsjonen tegn og Overlevering av ansatte må.
Åpenhet bør skapes ved å dokumentere de viktigste kontraktsvilkårene. Både arbeidsgivere og arbeidstakere bør ha oversikt over kontraktsvilkårene og hvilke rettigheter og plikter de har i henhold til kontrakten.
Obligatorisk informasjon i henhold til verifikasjonsloven
Følgende informasjon er obligatorisk for alle selskaper i henhold til verifikasjonsloven:
- Kontraktspartenes navn og adresse
- Dato for tiltredelse av arbeidsforholdet
- ved tidsbegrensede arbeidsavtaler: sluttdato eller planlagt varighet av arbeidsforholdet
- Arbeidssted (eller en indikasjon på at den ansatte er utplassert på ulike arbeidssteder)
- en (kort) stillingsbeskrivelse
- Størrelsen på godtgjørelsen og hvilke komponenter den består av
- Forfallsdato for betaling og betalingsmåte
- Avtalt arbeidstid
- Varighet av prøvetiden (hvis avtalt)
- Avtalte hvilepauser og hvileperioder
- for skiftarbeid: skiftsystemet, skiftrytmen og kravene til skiftbytte
- Antall feriedager
- fremgangsmåten ved oppsigelse, i det minste skriftlighetskravet, oppsigelsesfrister og fristen for å reise søksmål om usaklig oppsigelse
- Henvisning til tariffavtaler, arbeids- eller tjenesteavtaler som gjelder for arbeidsforholdet
Ytterligere forpliktelser til å fremskaffe bevis:
Hvis arbeidsgiveren lover den ansatte en tjenestepensjonsordning, må navn og adresse på pensjonsleverandøren oppgis (hvis pensjonsleverandøren ikke allerede er forpliktet til å oppgi disse opplysningene). Eventuell rett til videreutdanning som arbeidsgiveren gir, skal også dokumenteres skriftlig. Kirkelige arbeidsgivere må forholde seg til reglementet for partssammensatte utvalg, som fastsetter arbeidsvilkårene for det kirkelige arbeidsgiverområdet. Det gjelder særlige dokumentasjonskrav i henhold til dokumentasjonsloven dersom det utføres arbeid på tilkalling.
Tips: Reguler sentrale avtalevilkår i arbeidsavtalen
Det anbefales å bruke en skriftlig arbeidsavtale med arbeidstakeren og angi de viktigste kontraktsvilkårene der. Det er imidlertid også tilstrekkelig med et skriftlig dokument utstedt av arbeidsgiveren der de vesentlige vilkårene i kontrakten er oppført. Det er viktig at dette er et skriftlig dokument.
Vær oppmerksom på dette: Ved manglende overholdelse av den lovpålagte dokumentasjonsplikten kan selskapet ilegges en bot på opptil 2000 euro.
Skjema og tidsfrister
I henhold til gjeldende rettstilstand må bevis for de vesentlige kontraktsvilkårene fremlegges i Skriftlig skjema gjøres. Det betyr at dokumentet må skrives ut og utleveres til den ansatte i papirform.
Loven er imidlertid i ferd med å endre seg på dette punktet. I den tyske regjeringens avbyråkratiseringslov IV heter det blant annet at plikten til å fremlegge bevis for de vesentlige kontraktsvilkårene i fremtiden også skal oppfylles ved å sende dokumentet med den nødvendige informasjonen til den ansatte via e-post i et utskriftsvennlig format. Digital overføring vil derfor være tilstrekkelig i fremtiden. I tilfeller der arbeidstaker uttrykkelig ber om skriftlig bevis i papirform, må arbeidsgiver imidlertid fortsatt sende inn et tilsvarende papirdokument.
Merk: Avbyråkratiseringslov IV har ennå ikke trådt i kraft. Det betyr at skriftlighetskravet fortsatt gjelder (inntil videre).
Bevisloven angir ulike datoer for når de viktigste kontraktsvilkårene må være gitt skriftlig til den ansatte. Arbeidsgivere er uansett i samsvar med loven hvis de gir arbeidstakeren de viktigste kontraktsvilkårene senest den første arbeidsdagen.
Bevisloven ble reformert i 2022. Listen over vesentlige kontraktsvilkår som skal dokumenteres, ble utvidet.
For arbeidsforhold som startet 1. august 2022 eller senere, skal alle obligatoriske opplysninger som kreves i dag, dokumenteres skriftlig i henhold til bekreftelsesloven.
For arbeidsforhold som startet før 1. august 2022 og som ikke inneholder de "nye" obligatoriske opplysningene, må beviset tilpasses hvis den ansatte ønsker det.