Rekruttering og personvern: Slik beskytter du søkerdata

Temaet personvern spiller også en viktig rolle for bedrifter i rekrutteringsprosessen. Her kan du finne ut hvordan du håndterer søknadsdokumenter og søkernes personopplysninger på en måte som er i samsvar med loven.

Dokumentene som jobbsøkere sender inn til bedriften, inneholder som regel en rekke personopplysninger, som alder, adresse, CV eller karakterer. Arbeidsgivere må beskytte disse opplysningene, og spesielt sørge for at søknadsdokumentene ikke havner i hendene på personer som ikke har noe med søknadsprosessen å gjøre.

Dette gjelder også håndtering av søkerdata. Den føderale loven om databeskyttelse (BDSG) og Personvernforordningen (GDPR) må overholdes. Disse reglene beskytter både ansatte i et løpende ansettelsesforhold og personer som sender inn en søknad til en bedrift.

Behandling av søkerdata

Det rettslige grunnlaget for lagring av søkerdata er § 26 (1) setning 1 i BDSG. I henhold til dette er behandling av personopplysninger blant annet tillatt hvis dette er nødvendig for Beslutning om etablering av et arbeidsforhold er nødvendig.

Det er viktig at du Plikt til å informere i forbindelse med databehandling. Du må gi søkeren følgende informasjon Retningslinjer for personvern Gi informasjon om:

• det rettslige grunnlaget for databehandlingen (§ 26 (1) setning 1 BDSG)
• formålet med databehandlingen (beslutning om etablering av et ansettelsesforhold)
• varigheten av datalagringen
• kontaktopplysningene til arbeidsgiveren og personvernombudet
• Eventuelle andre mottakere av søknadsdokumentene (for eksempel en annen avdeling av selskapet)

I tillegg må du informere søkeren om

• hans rett til å trekke tilbake sitt samtykke til å motta informasjon om databeskyttelse
• retten til å klage til den kompetente tilsynsmyndigheten dersom arbeidsgiveren bryter personvernbestemmelsene
• den registrertes rettigheter i henhold til GDPR, for eksempel retten til innsyn i henhold til art. 15 i GDPR eller retten til korrigering av opplysninger i henhold til art. 16 i GDPR

Hvem har rett til å få tilgang til søkerdataene?

Arbeidsgivere som mottar søknadsdokumenter må sørge for at Tilgangsrettigheter til søkerdata til å være begrenset.

I prinsippet gjelder følgende: Bare de personene i bedriften som beslutter rekrutteringen eller er involvert i utvelgelsesprosessen på noen måte, skal ha tilgang til søknadsdokumentene, for eksempel den ansvarlige personen i HR-avdelingen, HR-sjefen og ledelsen. 

Du bør aldri lagre søkerdata i en mappe som er allment tilgjengelig.

Videresending av opplysninger: Søkerens samtykke er påkrevd. Hvis arbeidsgiveren ønsker å videresende søknadsdokumentene internt fordi søkeren er aktuell for en annen utlyst stilling i bedriften, må arbeidsgiveren først innhente søkerens samtykke. Samtykke fra søkeren oppnås.

Spørsmål i jobbintervjuet: Hva er tillatt?

Under intervjuet prøver arbeidsgiveren vanligvis å finne ut mer om søkerens faglige bakgrunn, kvalifikasjoner og personlighet. 

Men vær forsiktig: Visse spørsmål er ikke tillatt i jobbintervjuet. Retten til å stille spørsmål gjelder kun informasjon som er relevant for søknadsprosessen og utvelgelsesbeslutningen. Arbeidsgiveren kan bare stille spørsmål som de har en berettiget interesse i fordi de er knyttet til stillingens kravprofil.

Ikke tillatt er en del av jobbintervjuet Spørsmål om følgende emner:

• Graviditet. Unntak: Hvis arbeidet vil utgjøre en helserisiko for den gravide, for eksempel på grunn av tungt fysisk arbeid.
• Familieplanlegging
• Økonomiske forhold. Unntak: Hvis det er en lederstilling eller en stilling med kapitalforvaltningsforpliktelse.
• Religiøs tilhørighet. Unntak: Kirkelige eller konfesjonelle arbeidsgivere kan spørre om religiøs tilhørighet).
• Politisk overbevisning
• Medlemskap i fagforening. Unntak: Hvis det er et jobbintervju med en fagforening.
• Tidligere domfellelser. Unntak: Hvis den tidligere dommen er relevant for stillingen som tilbys. Du kan for eksempel spørre en søker som søker jobb som yrkessjåfør om eventuelle tidligere trafikkforseelser.
• Helsetilstand. Unntak: Hvis helsetilstanden er viktig for den aktuelle stillingen.

Hvis arbeidsgiveren stiller et uautorisert spørsmål under intervjuet, er ikke søkeren forpliktet til å svare sannferdig på det.

Hvor lenge kan du lagre søkerdata?

Som hovedregel kan søkerdata bare lagres så lenge det er nødvendig. Etter det skal de slettes.

Hvis du ansetter søkeren, kan du legge søknadsdokumentene i personalmappen hvis de er nødvendige for utførelsen av ansettelsesforholdet.

Hvis du avviser søkeren, bortfaller formålet med behandlingen av personopplysningene. Du er da forpliktet til å slette søkerens innsendte dokumenter eller til å destruere innsendte papirdokumenter.

Det kan imidlertid skje at den avviste søkeren ser en forskjellsbehandling i den manglende anerkjennelsen og går til søksmål i henhold til den generelle likebehandlingsloven (AGG). For å kunne forberede seg på dette i tilfelle en klage, kan arbeidsgivere opptil 6 måneder etter at søknadsprosedyren er fullført beholde dem. Deretter må du slette søknadsdokumentene permanent.

I tilfelle søkeren blir plassert i en såkalt Søkermasse kan du i unntakstilfeller oppbevare søknadsdokumentene deres lenger. En forutsetning for å bli inkludert i en søkerpool er imidlertid at søkeren samtykker til at opplysningene lagres for dette formålet.