FAQ - International temporary employment

International temporary employment or labour leasing from abroad is the temporary assignment of employees from one country to work in another country. This practice is a response to a labour shortage or the need for certain skills in another country. 
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Die Arbeitnehmerüberlassung aus dem Ausland ermöglicht Unternehmen eine größere Flexibilität auf dem Markt. Das heißt, sie können schnell auf einen veränderten Arbeitskräftebedarf reagieren. Mithilfe der Zeitarbeit lassen sich kurzfristige Personalengpässe überbrücken, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Dies ist besonders nützlich bei saisonalen Schwankungen und spezifischen Projektanforderungen. Außerdem erleichtert die Arbeitnehmerüberlassung den Zugang zu qualifizierten Fachkräften, die in bestimmten Branchen oder Regionen knapp sind.

Bei der internationalen Zeitarbeit können Risikofaktoren wie die Verletzung rechtlicher Verantwortung, kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren auftreten. Verstöße gegen geltende Gesetze und Vorschriften können zu Rechtsstreitigkeiten führen, mit finanziellen und rufschädigenden Folgen. Kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren stellen ebenfalls ein Risiko dar, da sie sich negativ auf die Effektivität der Zeitarbeit auswirken können. Das führt häufig zu Missverständnissen und vermindertem Arbeitserfolg. Um diese Risiken zu minimieren, sind eine gründliche rechtliche Prüfung, eine präzise vertragliche Vereinbarung und eine klare Kommunikation erforderlich.

Illegale Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn ein Unternehmen Arbeitnehmer ohne die erforderliche gesetzliche Genehmigung einsetzt oder gegen geltende Arbeitsgesetze und -vorschriften verstößt.
Dies kann verschiedene Formen annehmen, etwa die Ausbeutung von Arbeitnehmern ohne angemessenen Schutz oder Entlohnung oder die Umgehung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Illegale Arbeitnehmerüberlassung kann für alle Beteiligten schwerwiegende rechtliche Folgen haben, einschließlich Geldbußen und strafrechtlicher Verfolgung.
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Industries that have a high demand for short-term or seasonal labour make more frequent use of the practice of international employee leasing. These include sectors such as the Construction, which production, which industry sectors, which IT industrycrafts and the catering trade.

International temporary work is also common in industries with complex supply chains and global business models. These include, for example Automotive industry and the Electronics industry. These industries are often dependent on flexible labour to cover peak times or to make certain skills available at short notice.

Steuern und Sozialabgaben für Zeitarbeiter in Deutschland werden nach den geltenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften erhoben. In der Regel werden die Beiträge für Lohnsteuer sowie Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung direkt vom Lohn abgezogen. Die genaue Höhe der Abzüge richtet sich nach dem Einkommen des Zeitarbeitnehmers und weiteren individuellen Faktoren. Es ist wichtig, dass Leiharbeiter und ihre Arbeitgeber ihre steuerlichen Pflichten kennen und ihnen ordnungsgemäß nachkommen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Die Zeitarbeit in Deutschland wird von der Bundesagentur für Arbeit kontrolliert. Sie setzt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz durch und überprüft, ob dessen Bestimmungen eingehalten werden. Für die Verfolgung und Ahndung illegaler Zeitarbeit ist hingegen die Zollverwaltung zuständig. Die Bundesagentur für Arbeit arbeitet eng mit der Zollverwaltung zusammen. Beide Behörden führen gemeinsame Untersuchungen durch und informieren sich gegenseitig über Verdachtsfälle. Ziel ist es, die Integrität des Arbeitsmarktes und den Schutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Ausländische Arbeitskräfte in Deutschland, seien es hoch qualifizierte Spezialisten oder ungelernte Saisonarbeiter, leisten einen großen Beitrag zur deutschen Wirtschaft. Sie spielen in verschiedenen Bereichen eine wichtige Rolle: im Baugewerbe, in der Produktion, in der Landwirtschaft, im Handwerk, in der Informationstechnologie, im Gesundheitswesen und weiteren Branchen. Sie tragen zur Vielfalt und Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Arbeitsmarktes bei. Unter anderem kommen sie aus The Czech Republic, der Slowakei, Ungarn, Slowenien, Rumänien, Polen und anderen EU Ländern sowie aus Osteuropa.
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Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Personaldienstleistern in der internationalen Arbeitnehmerüberlassung umfasst die Auswahl, Bereitstellung und Verwaltung der Arbeitnehmer durch den Dienstleister im Auftrag des Unternehmens.  Alle anfänglichen und betrieblichen Einzelheiten werden in Zeitarbeitsverträgen geregelt. Sie enthalten alle Fragen zu den Rechten und Pflichten der beteiligten Parteien.

Die Digitalisierung spielt eine Schlüsselrolle bei der internationalen Arbeitnehmerüberlassung. Sie erleichtert die Zusammenarbeit über große Distanzen und rationalisiert Rekrutierungsprozesse. Zudem verbessert sie die Kommunikation über Ländergrenzen hinweg.
Modern digital platforms enable organisations to efficiently manage international talent pools, track performance metrics and ensure regulatory compliance.

Darüber hinaus optimieren digitale Tools wie künstliche Intelligenz und Datenanalysen die Personalplanung und Entscheidungsfindung. Gleichzeitig steigern sie die betriebliche Effizienz und unterstützen strategische Entscheidungen im internationalen Personalmanagement.

Unternehmen stellen die Qualität der internationalen Arbeitnehmerüberlassung durch mehrere Maßnahmen sicher. Zunächst durch eine gründliche Analyse bei der Auswahl von Dienstleistern. Durch die Überprüfung der Einhaltung der Arbeitsgesetze und die Bewertung ihrer Erfahrung bei der Verwaltung grenzüberschreitender Einsätze. Dann durch klare Verträge, in denen Rechte, Pflichten und Leistungserwartungen festgelegt werden. Und durch die strikte Einhaltung dieser Vereinbarungen.

In addition, regular performance appraisals and continuous improvement initiatives improve the quality of service. And that is an incentive for long-term partnerships in international employee leasing.

Zu den finanziellen Aspekten, die bei der internationalen Arbeitnehmerüberlassung zu berücksichtigen sind, gehören Einstellungskosten, Visa, Umzugskosten, Unterkunft und Transport. Hinzu kommen Ausgaben für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowohl im Entsende- als auch im Empfangsland. Darüber hinaus sollten auch Wechselkurse sowie Schwankungen bei den Arbeitskosten einkalkuliert werden. Ebenso sind potenzielle Aufwendungen für kulturelle Schulungen und Sprachunterricht für entsandte Arbeitnehmer zu beachten.

It is particularly important to plan a budget for unforeseen events and develop strategies to minimise risk. In this way, potential financial uncertainties can be effectively cushioned.

Unternehmen stehen bei der internationalen Arbeitnehmerüberlassung vor verschiedenen Herausforderungen. Dazu gehört die Bewältigung komplexer Regeln und Vorschriften. Außerdem müssen sie mit kulturellen Unterschieden zurechtkommen und Sprachbarrieren in verschiedenen Ländern überwinden. Es kann schwierig sein, die Anforderungen des Arbeitsrechts, der Einwanderungsbestimmungen und der steuerlichen Verpflichtungen in verschiedenen Ländern zu erfüllen. Dies führt häufig zu erhöhtem Verwaltungsaufwand und rechtlichen Risiken.

Darüber hinaus kann es durch die Multikulturalität am Arbeitsplatz zu Missverständnissen und unterschiedlichen Arbeitsweisen kommen, was die Teamarbeit und Produktivität beeinträchtigen kann. Die Integration verschiedener Kulturen sowie die Überwindung von Kommunikations- und Kulturbarrieren erfordern daher strategische Ansätze im Personalmanagement. Zudem sind Investitionen in kulturübergreifende Schulungs- und Unterstützungsprogramme erforderlich.
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Arbeitsrecht, Visabestimmungen, Steuergesetze und Sozialversicherungsvorschriften sind besonders wichtig für die Arbeitnehmerüberlassung aus dem Ausland. Diese Regelungen betreffen Aspekte wie Arbeitsbedingungen, Einreise- und Arbeitsgenehmigungen, Steuerpflichten und die Sozialversicherungspflicht ausländischer Arbeitnehmer. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle einschlägigen Gesetze sowohl im Herkunfts- als auch im Zielland einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und den Zeitarbeitsprozess reibungslos abzuwickeln.
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In Deutschland müssen Leiharbeitnehmer bestimmte gesetzliche Bedingungen erfüllen, um arbeiten zu können. Zu den Voraussetzungen gehören eine gültige Arbeitserlaubnis sowie die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu Arbeitszeiten, Mindestlöhnen, Arbeitsschutz und -sicherheit. Zeitarbeitsfirmen müssen über eine Lizenz verfügen, um als Zeitarbeitsunternehmen tätig zu sein. Diese Anforderungen dienen dem Schutz der Arbeitnehmer und der Schaffung eines fairen und gerechten Arbeitsumfelds.
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Eine Drehtürklausel ist eine Bestimmung in Tarifverträgen oder Gesetzen. Sie besagt, dass ein Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses für eine bestimmte Zeit nicht direkt beim Kunden des Zeitarbeitsunternehmens beschäftigt werden darf. Das bedeutet, dass mindestens sechs Monate vergangen sein müssen, bevor der Arbeitnehmer über die Zeitarbeitsagentur erneut beim selben Unternehmen eingesetzt werden kann.

Nach dem internationalen Arbeitsrecht haben Leiharbeitnehmer bestimmte Rechte und Schutzansprüche. Diese werden durch internationale Arbeitsorganisationen und einschlägige Übereinkommen festgelegt. Dazu gehören das Recht auf einen gerechten Lohn, angemessene Arbeitsbedingungen und Sicherheit am Arbeitsplatz. Darüber hinaus haben Leiharbeitnehmer in vielen Ländern Anspruch auf Vereinigungsfreiheit und Zugang zu Sozialleistungen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber internationale Arbeitsnormen einhalten und die Rechte von Zeitarbeitnehmern respektieren, um faire und gerechte Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.

Bei der Arbeitnehmerüberlassung innerhalb der EU gelten besondere Vorschriften gemäß der EU-Entsenderichtlinie. Diese legt Mindeststandards für Arbeitsbedingungen und Entlohnung fest. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Vorgaben einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Ziel der Entsenderichtlinie ist es, faire Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und einen angemessenen Schutz für entsandte Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Various documents are required for temporary employment from abroad. These include

-Nachweis des Aufenthaltsrechts
-Arbeitserlaubnis oder Visum
-Arbeitsvertrag
-Adressnachweis
-Sozialversicherungsbescheinigung

Die spezifischen Anforderungen variieren je nach Herkunfts- und Zielland sowie je nach Art der Tätigkeit und geplanter Einsatzdauer. Es ist zwingend erforderlich, alle Unterlagen vollständig und fristgerecht vorzulegen, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf der Arbeitnehmerüberlassung zu gewährleisten.

Temporary employment in Eastern Europe refers to the practice whereby Eastern European workers are hired out by a hirer (usually a temporary employment agency) to a user company, often in another European country, for a limited period of time.

Companies in Western Europe utilise Employees from Eastern Europe often due to lower labour costs, the availability of qualified workers or to cover seasonal fluctuations and temporary peaks in demand.

In the case of international temporary employment, the labour law of the country of hiring always applies. This includes working hours, holiday entitlement, continued payment of wages and other working conditions.

The A1 certificate is proof that an employee is covered by social security in an EU member state. It is required when an employee is temporarily posted abroad to show that they remain covered by social security in their home country.
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Yes, according to EU regulations, temporary workers must be protected in the event of accidents at work in accordance with the law of the country of hiring.

Die Entsende­richtlinie der EU verpflichtet Entleiherunternehmen, entsandten Arbeitnehmern mindestens den gesetzlichen Mindestlohn des Entleihlandes zu zahlen.

Die EU-Entsenderichtlinie legt die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Entsendung von Arbeitnehmern innerhalb der EU fest, einschließlich ihrer Arbeitsbedingungen und Lohnstandards. Folgende Unterlagen sind für Subunternehmer erforderlich:

–Gewerbeanmeldung: In den meisten EU-Ländern ist eine Gewerbeanmeldung notwendig, um als Subunternehmer tätig zu sein.
–Tax number and VAT identification number: Als Subunternehmer müssen Sie Ihre steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllen. Dazu benötigen Sie eine Steuernummer sowie – bei grenzüberschreitender Tätigkeit – eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
–Proof of insurance: Je nach Art Ihrer Tätigkeit benötigen Sie möglicherweise verschiedene Versicherungen, z. B. eine Haftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung. Diese Nachweise sind wichtig, um Ihr Unternehmen abzusichern und potenzielle Haftungsrisiken zu minimieren.
–Business account: Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Buchführung und ermöglicht eine klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Finanzen. Das ist besonders wichtig für die Steuererklärung und die Buchhaltung.
–Contracts and agreements: Halten Sie alle vertraglichen Regelungen schriftlich fest – insbesondere Vereinbarungen mit Ihren Auftraggebern. Klären Sie darin alle wichtigen Punkte wie Leistungsumfang, Zahlungsbedingungen und Haftungsfragen.
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The lender is obliged to ensure that the posted workers are paid and employed in accordance with the conditions applicable in the country of hiring. They must also handle the necessary administrative processes such as the A1 certificate.

Dies kann je nach Entsenderichtlinie des Entleihlandes variieren. Generell dürfen entsandte Arbeitnehmer jedoch bis zu 12 Monate überlassen werden, mit der Möglichkeit einer Verlängerung um weitere 6 Monate.

Both the hirer and the lender may be subject to sanctions such as fines if the regulations on temporary employment are violated. In addition, claims for damages or back wages incurred by temporary workers can be asserted against the hirer.