Volgens de Duitse wet op de arbeidsdocumentatie moeten in Duitsland gevestigde bedrijven de essentiële voorwaarden van een arbeidsovereenkomst schriftelijk vastleggen en aan de werknemer overhandigen. Welke informatie is verplicht en in welke vorm moet het bewijs worden geleverd?
De Duitse wet op het arbeidsbewijs bepaalt dat de werkgever het volgende moet doen essentiële contractvoorwaarden van de arbeidsrelatie schriftelijk, het transcript bord en de Medewerkers overdragen moeten.
Transparantie moet gecreëerd worden door de belangrijkste contractuele voorwaarden te documenteren. Zowel werkgevers als werknemers moeten een overzicht hebben van de contractuele voorwaarden en hun contractuele rechten en plichten.
Verplichte informatie volgens de Verificatiewet
De volgende informatie is verplicht voor alle bedrijven in overeenstemming met de Verificatiewet:
- Naam en adres van de overeenkomstsluitende partijen
- Datum indiensttreding
- in het geval van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: de einddatum of de geplande duur van de arbeidsrelatie
- Werklocatie (of een indicatie dat de werknemer op verschillende werklocaties wordt ingezet)
- een (korte) functiebeschrijving
- Bedrag van de vergoeding en uit welke componenten deze bestaat
- Vervaldatum van betaling en wijze van betaling
- Afgesproken werktijd
- Duur van de proeftijd (indien overeengekomen)
- Afgesproken rustpauzes en rusttijden
- voor ploegenarbeid: het ploegensysteem, het ploegenschema en de vereisten voor het wisselen van ploegen
- Aantal vakantiedagen
- de procedure bij ontslag; ten minste de vereiste schriftelijke vorm, de opzegtermijnen en de termijn voor het indienen van een vordering tot onredelijk ontslag
- Verwijzing naar collectieve overeenkomsten, arbeids- of dienstverleningsovereenkomsten die van toepassing zijn op de arbeidsrelatie
Verdere verplichtingen om bewijs te leveren:
Als de werkgever de werknemer een bedrijfspensioenregeling belooft, moeten de naam en het adres van de pensioenuitvoerder worden vermeld (als de pensioenuitvoerder nog niet verplicht is om deze informatie te verstrekken). Elk recht op bijscholing door de werkgever moet ook schriftelijk worden vastgelegd. Kerkelijke werkgevers moeten verwijzen naar de reglementen van commissies met gelijke vertegenwoordiging, die de arbeidsvoorwaarden bepalen voor het gebied van kerkelijke werkgevers. Er gelden speciale documentatievereisten volgens de documentatiewet in het geval dat er op oproepbasis wordt gewerkt.
Tip: regel belangrijke contractuele voorwaarden in de arbeidsovereenkomst
Het wordt aanbevolen om een schriftelijk arbeidscontract met de werknemer en daar de essentiële voorwaarden van de overeenkomst te vermelden. Een schriftelijk document van de werkgever waarin de essentiële voorwaarden van het contract worden opgesomd, is echter ook voldoende. Het is belangrijk dat dit een schriftelijk document is.
Let op: Als het bedrijf niet voldoet aan de wettelijke verplichting om bewijs te leveren, kan het een boete krijgen van maximaal 2.000 euro.
Formulier en deadlines
Volgens de huidige juridische situatie moet het bewijs van de essentiële contractvoorwaarden worden geleverd in Schriftelijke vorm worden gemaakt. Dit betekent dat het document moet worden uitgeprint en op papier aan de werknemer moet worden overhandigd.
De wet gaat op dit punt echter veranderen. De door de Duitse regering aangenomen wet ter verlichting van de bureaucratie IV bepaalt onder andere dat aan de verplichting om bewijs te leveren van de essentiële contractuele voorwaarden in de toekomst ook zal worden voldaan door het document met de vereiste informatie in een afdrukbaar formaat per e-mail naar de werknemer te sturen. Digitale toezending is in de toekomst dus voldoende. In gevallen waarin de werknemer echter uitdrukkelijk verzoekt om een schriftelijk bewijs op papier, moet de werkgever een overeenkomstig papieren document blijven overleggen.
Opmerking: De Bureaucracy Relief Act IV is nog niet in werking getreden. Dit betekent dat de schriftelijke vormvereiste (voorlopig) nog steeds van toepassing is.
De Bewijswet specificeert verschillende data waarop de essentiële contractvoorwaarden schriftelijk aan de werknemer moeten worden verstrekt. In elk geval voldoen werkgevers aan de wet als ze de werknemer uiterlijk op de eerste werkdag de essentiële voorwaarden van het contract verstrekken.
De wet op het bewijsrecht werd in 2022 hervormd. De lijst van essentiële contractvoorwaarden die moeten worden gedocumenteerd, werd uitgebreid.
Voor arbeidsrelaties die zijn begonnen op 1 augustus 2022 of later, moet alle momenteel vereiste verplichte informatie schriftelijk worden gedocumenteerd in overeenstemming met de Verificatiewet.
Voor arbeidsrelaties die zijn begonnen vóór 1 augustus 2022 en die niet de "nieuwe" verplichte informatie bevatten, moet het bewijs worden aangepast als de werknemer dat wil.