Podľa nemeckého zákona o pracovnej dokumentácii musia spoločnosti so sídlom v Nemecku písomne zdokumentovať kľúčové podmienky pracovnej zmluvy a odovzdať ich zamestnancovi. Aké informácie sú povinné a v akej forme musia byť doklady poskytnuté?
Nemecký zákon o preukazovaní zamestnania stanovuje, že zamestnávateľ musí základné zmluvné podmienky pracovného pomeru písomne, prepis podpísať a Odovzdanie zamestnancov musí.
Transparentnosť by sa mala zabezpečiť zdokumentovaním kľúčových zmluvných podmienok. Zamestnávatelia aj zamestnanci by mali mať prehľad o zmluvných podmienkach a svojich zmluvných právach a povinnostiach.
Povinné informácie podľa zákona o overovaní
Nasledujúce informácie sú povinné pre všetky spoločnosti v súlade so zákonom o overovaní:
- Názov a adresa zmluvných strán
- Dátum nástupu do zamestnania
- v prípade pracovnej zmluvy na dobu určitú: dátum skončenia alebo plánované trvanie pracovného pomeru
- Miesto výkonu práce (alebo údaj o tom, že zamestnanec je rozmiestnený na rôznych miestach výkonu práce)
- (krátky) popis práce
- Výška odmeny a jej zložky
- Dátum splatnosti platby a spôsob platby
- Dohodnutý pracovný čas
- Trvanie skúšobnej doby (ak je dohodnutá)
- Dohodnuté prestávky na oddych a odpočinok
- pre prácu na zmeny: systém zmien, rytmus zmien a požiadavky na zmeny zmien
- Počet dní dovolenky
- postup v prípade prepustenia; aspoň požiadavka na písomnú formu, výpovedné lehoty a lehota na podanie žaloby na neplatné prepustenie
- Odkaz na kolektívne zmluvy, pracovné alebo služobné zmluvy, ktoré sa vzťahujú na pracovný pomer
Ďalšie povinnosti týkajúce sa poskytovania dôkazov:
Ak zamestnávateľ sľúbil zamestnancovi podnikový dôchodkový systém, musí uviesť názov a adresu poskytovateľa dôchodkového zabezpečenia (ak poskytovateľ dôchodkového zabezpečenia už nie je povinný tieto informácie poskytnúť). Každý nárok na ďalšie vzdelávanie poskytované zamestnávateľom musí byť tiež písomne zdokumentovaný. Cirkevní zamestnávatelia sa musia odvolávať na predpisy komisií s rovnakým zastúpením, ktoré určujú pracovné podmienky pre oblasť cirkevných zamestnávateľov. Osobitné požiadavky na dokumentáciu platia v súlade so zákonom o dokumentácii v prípade, že sa práca vykonáva na zavolanie.
Tip: upravte kľúčové zmluvné podmienky v pracovnej zmluve
Odporúča sa používať písomná pracovná zmluva so zamestnancom a uviesť v nej základné podmienky zmluvy. Postačuje však aj písomný dokument vydaný zamestnávateľom, v ktorom sú uvedené podstatné podmienky zmluvy. Je dôležité, aby išlo o písomný dokument.
Upozornenie: V prípade nesplnenia zákonnej povinnosti poskytnúť dôkazy môže byť spoločnosti uložená pokuta až do výšky 2 000 eur.
Formulár a termíny
Podľa súčasného právneho stavu musí byť dôkaz o základných zmluvných podmienkach predložený v Písomná forma byť vykonané. To znamená, že dokument sa musí vytlačiť a odovzdať zamestnancovi v papierovej forme.
V tomto ohľade sa však zákon čoskoro zmení. V zákone o zmiernení byrokracie IV, ktorý prijala nemecká vláda, sa okrem iného stanovuje, že povinnosť preukázať splnenie podstatných zmluvných podmienok bude v budúcnosti možné splniť aj zaslaním dokumentu s požadovanými informáciami zamestnancovi elektronickou poštou vo formáte, ktorý možno vytlačiť. V budúcnosti teda bude postačovať digitálne zasielanie. V prípadoch, keď zamestnanec výslovne požaduje písomný dôkaz v papierovej forme, však musí zamestnávateľ naďalej predkladať príslušný dokument v papierovej forme.
Poznámka: Zákon o úľavách na byrokracii IV ešte nenadobudol účinnosť. To znamená, že požiadavka písomnej formy (zatiaľ) stále platí.
Zákon o evidencii stanovuje rôzne termíny, do ktorých musia byť zamestnancovi písomne poskytnuté základné zmluvné podmienky. V každom prípade zamestnávateľ postupuje v súlade so zákonom, ak poskytne zamestnancovi podstatné zmluvné podmienky najneskôr v prvý pracovný deň.
Zákon o dôkazoch bol reformovaný v roku 2022. Rozšíril sa zoznam podstatných zmluvných podmienok, ktoré sa majú dokumentovať.
V prípade pracovných pomerov, ktoré začali 1. augusta 2022 alebo neskôr, musia byť všetky v súčasnosti požadované povinné informácie písomne zdokumentované v súlade so zákonom o overovaní.
V prípade pracovnoprávnych vzťahov, ktoré sa začali pred 1. augustom 2022 a neobsahujú "nové" povinné informácie, je potrebné na želanie zamestnanca doklad upraviť.