Podle německého zákona o pracovní dokumentaci musí společnosti se sídlem v Německu písemně zdokumentovat základní podmínky pracovní smlouvy a předat je zaměstnanci. Jaké informace jsou povinné a v jaké formě musí být doloženy?
Německý zákon o prokazování zaměstnání stanoví, že zaměstnavatel musí základní smluvní podmínky pracovního poměru písemně, přepis znamení a Předání zaměstnanců musí.
Transparentnost by měla být zajištěna zdokumentováním klíčových smluvních podmínek. Zaměstnavatelé i zaměstnanci by měli mít přehled o smluvních podmínkách a svých smluvních právech a povinnostech.
Povinné informace podle zákona o ověřování
Následující informace jsou podle zákona o ověřování povinné pro všechny společnosti:
- Název a adresa smluvních stran
- Datum nástupu do zaměstnání
- v případě pracovní smlouvy na dobu určitou: datum ukončení nebo plánovaná doba trvání pracovního poměru.
- Místo výkonu práce (nebo údaj o tom, že zaměstnanec je nasazen na různých místech výkonu práce).
- (krátký) popis práce
- Výše odměny a její složky
- Datum splatnosti a způsob platby
- Dohodnutá pracovní doba
- Délka zkušební doby (je-li sjednána)
- Dohodnuté přestávky a doby odpočinku
- pro práci na směny: systém směn, rytmus směn a požadavky na změny směn.
- Počet dnů dovolené
- postup v případě propuštění; alespoň požadavek na písemnou formu, výpovědní lhůty a lhůtu pro podání žaloby pro neoprávněné propuštění.
- Odkaz na kolektivní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o poskytování služeb, které se vztahují na pracovní poměr.
Další povinnosti při poskytování důkazů:
Pokud zaměstnavatel slíbil zaměstnanci podnikový penzijní systém, musí být uveden název a adresa poskytovatele penzijního pojištění (pokud poskytovatel penzijního pojištění již není povinen tyto informace poskytnout). Případný nárok na další vzdělávání poskytované zaměstnavatelem musí být rovněž písemně doložen. Církevní zaměstnavatelé se musí řídit předpisy komisí s rovným zastoupením, které určují pracovní podmínky pro oblast církevních zaměstnavatelů. Zvláštní požadavky na dokumentaci platí v souladu se zákonem o dokumentaci v případě, že je práce vykonávána na zavolání.
Tip: upravte podstatné smluvní podmínky v pracovní smlouvě
Doporučuje se používat písemná pracovní smlouva se zaměstnancem a uvést v ní podstatné náležitosti smlouvy. Postačí však i písemný dokument vydaný zaměstnavatelem, v němž jsou uvedeny podstatné náležitosti smlouvy. Je důležité, aby se jednalo o písemný dokument.
Upozornění: V případě nesplnění zákonné povinnosti předložit důkazy může být společnosti uložena pokuta až do výše 2 000 eur.
Formulář a lhůty
Podle současného právního stavu musí být důkaz o podstatných smluvních podmínkách předložen ve formě Písemná forma být provedena. To znamená, že dokument musí být vytištěn a předán zaměstnanci v papírové podobě.
V tomto ohledu se však zákon brzy změní. Zákon o zmírnění byrokracie IV, který přijala německá vláda, mimo jiné stanoví, že povinnost prokázat splnění podstatných smluvních podmínek bude napříště možné splnit i zasláním dokumentu s požadovanými informacemi zaměstnanci e-mailem ve formátu pro tisk. Do budoucna tedy bude postačovat digitální zasílání. V případech, kdy zaměstnanec výslovně požaduje písemný doklad v listinné podobě, však musí zaměstnavatel i nadále předkládat odpovídající doklad v listinné podobě.
Poznámka: Zákon o úlevách v byrokracii IV dosud nevstoupil v platnost. To znamená, že požadavek na písemnou formu (prozatím) stále platí.
Zákon o evidenci stanoví různá data, do kdy musí být zaměstnanci písemně poskytnuty základní smluvní podmínky. V každém případě zaměstnavatel postupuje v souladu se zákonem, pokud poskytne zaměstnanci podstatné náležitosti smlouvy nejpozději první pracovní den.
Zákon o dokazování byl v roce 2022 reformován. Byl rozšířen seznam podstatných smluvních podmínek, které je třeba doložit.
Pro pracovní poměry, které začaly 1. srpna 2022 nebo později, musí být všechny v současnosti požadované povinné informace písemně doloženy v souladu se zákonem o ověřování.
U pracovních poměrů, které vznikly před 1. srpnem 2022 a neobsahují "nové" povinné informace, je třeba na přání zaměstnance doklad upravit.