Тема захисту даних також відіграє важливу роль для компаній у процесі підбору персоналу. Тут ви можете дізнатися, як поводитися з заявочними документами та персональними даними кандидатів відповідно до законодавства.
Документи, які претенденти на роботу подають до компанії, зазвичай містять низку персональних даних, таких як вік, адреса, резюме або оцінки. Роботодавці повинні захищати ці дані і, зокрема, гарантувати, що документи не потраплять до рук людей, які не мають жодного відношення до процесу працевлаштування.
Це також стосується обробки даних заявників. Федеральний закон про захист даних (BDSG) і Загальний регламент про захист даних (GDPR) повинні бути дотримані. Ці правила захищають як працівників, які перебувають у трудових відносинах, так і осіб, які подають заяву на роботу в компанію.
Зміст
Орієнтовний час читання: 5 хвилин
Обробка даних заявника
Правовою основою для зберігання даних заявників є § 26 (1) речення 1 BDSG. Відповідно до нього, обробка персональних даних дозволяється, серед іншого, якщо це необхідно для Рішення про встановлення трудових відносин необхідна.
Важливо, щоб ви Обов'язок інформувати у зв'язку з обробкою даних. Ви повинні надати заявнику Політика конфіденційності Надайте інформацію про:
- правові підстави для обробки даних (абзац 1 § 26 (1) речення 1 BDSG)
- мета обробки даних (рішення про встановлення трудових відносин)
- тривалість зберігання даних
- контактні дані роботодавця та відповідального за захист даних
- Можливі інші одержувачі документів заявки (наприклад, інша філія компанії)
Крім того, ви повинні повідомити заявника про
- його право відкликати свою згоду на обробку інформації про захист даних
- право подати скаргу до компетентного наглядового органу в разі порушення роботодавцем законодавства про захист даних
- права суб'єкта даних відповідно до GDPR, наприклад, право на доступ відповідно до ст. 15 GDPR або право на виправлення даних відповідно до ст. 16 GDPR
Хто має право доступу до даних заявника?
Роботодавці, які отримують документи, повинні переконатися, що Права доступу до даних заявника бути обмеженим.
В принципі, це стосується наступного: Доступ до аплікаційних документів повинні мати лише ті люди в компанії, які приймають рішення про прийом на роботу або будь-яким чином залучені до процесу відбору, наприклад, відповідальна особа у відділі кадрів, керівник відділу кадрів та керівництво.
Ви ніколи не повинні зберігати дані заявника в загальнодоступній папці.
Передача даних: Потрібна згода заявника. Якщо роботодавець бажає переслати документи заявника всередині компанії, оскільки заявник підходить на іншу оголошену посаду в компанії, роботодавець повинен спочатку отримати згоду заявника. Згода заявника буде отримано.
Питання на співбесіді: Що дозволено?
Під час співбесіди роботодавець зазвичай намагається дізнатися більше про професійний досвід, кваліфікацію та особистість кандидата.
Але будьте обережні: Деякі питання під час співбесіди заборонено ставити. Право ставити запитання існує лише щодо інформації, яка має відношення до процесу подання заявки та прийняття рішення про відбір. Роботодавець може ставити лише ті запитання, в яких він має законний інтерес, оскільки вони пов'язані з профілем вимог до посади.
Неприпустимо є частиною співбесіди Питання на наступні теми:
- Вагітність. Виняток: якщо робота може становити ризик для здоров'я вагітної жінки, наприклад, через важку фізичну працю.
- Планування сім'ї
- Фінансові обставини. Виняток: якщо це керівна посада або посада з обов'язком управління активами.
- Релігійна приналежність. Виняток: роботодавці, що належать до церкви або конфесії, можуть запитувати про релігійну приналежність).
- Політичні переконання
- Членство в профспілці. Виняток: якщо це співбесіда з профспілкою.
- Попередні судимості. Виняток: якщо попередня судимість має відношення до пропонованої посади. Наприклад, ви можете запитати кандидата, який претендує на посаду професійного водія, про можливі попередні порушення правил дорожнього руху.
- Стан здоров'я. Виняток: якщо стан здоров'я є важливим для даної посади.
Якщо роботодавець ставить недозволене запитання під час співбесіди, заявник не зобов'язаний відповідати на нього правдиво.
Як довго ви можете зберігати дані заявника?
За загальним правилом, дані заявника можуть зберігатися лише стільки, скільки це необхідно. Після цього вони повинні бути видалені.
Якщо ви працевлаштовуєте заявника, ви можете долучити його документи до особової справи, якщо вони необхідні для здійснення трудових відносин.
Якщо ви відхиляєте заявника, мета обробки персональних даних більше не застосовується. Відповідно, ви зобов'язані видалити подані заявником документи або знищити подані паперові документи.
Однак може статися так, що заявник, якому було відмовлено, вбачає нерівне ставлення до себе у невизнанні і подає позов відповідно до Загального закону про рівне ставлення (AGG). Для того, щоб мати можливість підготуватися відповідним чином у разі подання скарги, роботодавці можуть до 6 місяців після завершення процедури подання заявки зберегти їх. Після цього ви повинні остаточно видалити документи заявки.
У випадку, якщо заявник потрапляє в так званий Кандидатський пул ви можете, у виняткових випадках, зберігати їхні аплікаційні документи довше. Однак передумовою для включення до пулу заявників є згода заявника на зберігання його даних з цією метою.
Пов'язані теми:
