Рекрутинг и защита данных: как нужно защищать данные соискателей

Тема защиты данных также играет важную роль для компаний в процессе подбора персонала. Здесь вы узнаете, как обращаться с документами и личными данными кандидатов в соответствии с законом.

Документы, которые соискатели предоставляют в компанию, обычно содержат ряд личных данных, таких как возраст, адрес, резюме или оценки. Работодатели должны защищать эти данные и, в частности, следить за тем, чтобы документы не попали в руки людей, которые не имеют никакого отношения к процессу подачи заявления.

Это касается и обработки данных о соискателях. Федеральный закон о защите данных (BDSG) и Общее положение о защите данных (GDPR) должны соблюдаться. Эти правила защищают как сотрудников, состоящих в постоянных трудовых отношениях, так и лиц, подающих заявление в компанию.

Обработка данных заявителя

Правовым основанием для хранения данных заявителя является § 26 (1) предложение 1 BDSG. В соответствии с ним обработка персональных данных разрешена, в частности, если это необходимо для Решение об установлении трудовых отношений требуется.

Важно, чтобы вы Обязанность информировать в связи с обработкой данных. Вы должны предоставить заявителю Политика конфиденциальности Предоставьте информацию о:

• правовая основа обработки данных (раздел 26 (1) предложение 1 BDSG)
• цель обработки данных (решение об установлении трудовых отношений)
• продолжительность хранения данных
• контактные данные работодателя и сотрудника по защите данных
• Возможные другие получатели документов (например, другой филиал компании)

Кроме того, вы должны проинформировать заявителя о

• право отозвать свое согласие на получение информации о защите данных
• право подать жалобу в компетентный надзорный орган в случае нарушения работодателем правил защиты данных
• права субъекта данных в соответствии с GDPR, например, его право на доступ в соответствии со ст. 15 GDPR или право на исправление данных в соответствии со ст. 16 GDPR

Кто имеет право доступа к данным заявителя?

Работодатели, получающие документы, должны убедиться, что Права доступа к данным заявителя быть ограничены.

В принципе, можно поступить следующим образом: Доступ к документам должны иметь только те сотрудники компании, которые принимают решение о найме или каким-либо образом участвуют в процессе отбора, например, ответственное лицо в отделе кадров, руководитель отдела кадров и руководство. 

Никогда не храните данные о кандидатах в общедоступных папках.

Передача данных: Требуется согласие соискателя. Если работодатель хочет переслать документы соискателя внутри компании, потому что он подходит на другую вакансию в компании, работодатель должен сначала получить согласие соискателя. Согласие заявителя быть получен.

Вопросы на собеседовании: Что разрешено?

Во время собеседования работодатель обычно пытается узнать больше о профессиональном опыте, квалификации и личности соискателя. 

Но будьте осторожны: Некоторые вопросы не допускаются на собеседовании. Право задавать вопросы существует только в отношении информации, имеющей отношение к процессу подачи заявления и принятию решения о выборе кандидата. Работодатель может задавать только те вопросы, в которых он имеет законный интерес, поскольку они связаны с профилем требований, предъявляемых к должности.

Недопустимо являются частью собеседования Вопросы по следующим темам:

• Беременность. Исключение: если работа будет представлять риск для здоровья беременной женщины, например, из-за тяжелого физического труда.
• Планирование семьи
• Финансовые обстоятельства. Исключение: если это управленческая позиция или позиция с обязательством по управлению активами.
• Религиозная принадлежность. Исключение: работодатели, работающие с церковью или деноминацией, могут спрашивать о религиозной принадлежности).
• Политические убеждения
• Членство в профсоюзе. Исключение: если речь идет о собеседовании в профсоюзе.
• Судимости. Исключение: если предыдущая судимость имеет отношение к предлагаемой должности. Например, вы можете спросить соискателя, претендующего на должность профессионального водителя, о возможных предыдущих нарушениях правил дорожного движения.
• Состояние здоровья. Исключение: если состояние здоровья важно для данной должности.

Если работодатель задает несанкционированный вопрос во время собеседования, соискатель не обязан отвечать на него правдиво.

Как долго вы можете хранить данные соискателей?

Как правило, данные заявителя могут храниться только до тех пор, пока это необходимо. После этого они должны быть удалены.

Если вы принимаете соискателя на работу, вы можете приобщить его документы к личному делу, если они необходимы для осуществления трудовых отношений.

Если вы отказываете заявителю, цель обработки персональных данных больше не применяется. Соответственно, вы обязаны удалить представленные заявителем документы или уничтожить представленные бумажные документы.

Однако может случиться так, что отвергнутый соискатель усмотрит в своем непризнании неравное отношение и подаст иск в соответствии с Общим законом о равном обращении (AGG). Для того чтобы подготовиться к подаче иска, работодатели могут до 6 месяцев после завершения процедуры подачи заявки сохранить их. После этого вы должны безвозвратно удалить документы заявления.

В случае, если заявитель помещен в так называемую Пул кандидатов в исключительных случаях вы можете хранить их документы дольше. Однако обязательным условием включения в пул кандидатов является согласие заявителя на хранение его данных с этой целью.